Por quanto tempo armazenar os exames na sua clínica de imagem?

Imagine que a sua clínica realiza em média 20 exames por dia, totalizando aproximadamente 7 mil exames por ano. Agora pense em como armazenar isso ao longo dos anos. Um volume considerável de documentos, não é mesmo?

Neste processo, é necessário mantê-los em bom estado, já que o seu armazenamento deve ser feito por anos. Mas, afinal, por quanto tempo se deve armazenar exames e laudos na clínica de imagem?

Descubra a seguir!  

Por quanto tempo devo armazenar os exames dos meus pacientes?

As clínicas de imagem devem armazenar os exames de imagem e laudos por no mínimo 20 anos. Esse armazenamento pode ser no formato físico ou digital. 

Após 20 anos, é possível descartar os documentos ou entregá-los ao paciente. 

Por outro lado, quando o paciente retira o exame, a instituição tem o dever apenas de manter arquivado uma via do laudo emitido. Neste caso é preciso manter o comprovante de entrega ao paciente por no mínimo 20 anos.  

Se o serviço de emissão de laudo é terceirizado, a responsabilidade de armazenar o exame é da empresa, quando a mesma possuir autonomia administrativa, mesmo em caso de  rompimento de contratos de prestação de serviço.

Como armazenar os exames de imagem?  

Os exames de imagem e laudos médicos devem ser armazenados integralmente e preservados para que as informações estejam disponíveis, caso necessário. 

A clínica de imagem pode guardar os exames em papel ou arquivá-los de maneira online. Saiba mais a seguir!

1. Exames de imagem impressos

Além do custo com filmes radiológicos, a opção de armazenamento em papel gera diversas dificuldades, como tomar muito espaço da clínica para acomodar todos os exames gerados, que precisam ficar em um ambiente climatizado para manter a qualidade das informações por mais tempo. 

Outro ponto negativo é a desorganização e a dificuldade para padronizar todos esses arquivos, acarretando em custos para manutenção de espaço e funcionários que perdem tempo com todo esse processo. 

2. Exames de imagem digitais

O exame de imagem online não necessita de filmes radiológicos para formar imagens pois o processo é 100% digital. 

Esse método dispensa produtos químicos e substâncias tóxicas que poluem o meio-ambiente na sua revelação e descarte. 

Sem os papéis e filmes para guardar os exames impressos, torna-se vantajoso guardar esses arquivos em softwares na nuvem que ficam disponíveis para acesso do médico radiologista a qualquer hora e em qualquer lugar. 

O modelo facilita também o envio do exame para o paciente, uma vez que ele não precisará se deslocar até o centro de imagem para buscá-lo.

Conheça os benefícios do armazenamento de exames de imagem na nuvem

• Redução de custos. É possível também reduzir custos, uma vez que o processo digital não depende da revelação de filmes radiológicos e de um espaço físico para armazenamento. 
• Fácil armazenamento. Os exames digitais são armazenados em softwares na nuvem e permitem que o médico consulte os laudos de onde estiver a qualquer momento
• Maior organização. Os laudos ficam organizados na nuvem em um só lugar. 
• Segurança. Os exames ficam protegidos por senha e um sistema de criptografia de ponta a ponta.

Como guardar os exames de pacientes com o PACS?

O sistema PACS (Picture Archiving and Communication System) é uma ferramenta que tem como objetivo viabilizar a comunicação entre setores que interajam com a visualização, manipulação e armazenamento de imagens online de pacientes de forma segura e padronizada.

Em outras palavras, o PACS integra todas as etapas do processo, desde a geração das imagens nas mais diferentes modalidades, visualização do exame e diagnóstico até o compartilhamento do laudo entre médicos e pacientes.

Como implementar o sistema PACS na clínica de imagem?

1º passo: Contratação do sistema PACS

O primeiro passo após se decidir pela contratação do sistema PACS é a escolha do fornecedor. 

O ideal é analisar mais de uma opção e decidir-se por um modelo que mais beneficie a gestão e o dia a dia da equipe. 

Existe uma variedade grande de modelos de sistema PACS no mercado. 

Alguns cumprem apenas funções mais básicas, com armazenamento de imagem mais simples, já outros são mais completos e avançados, com funcionalidade RIS, por exemplo, e o processamento de mais de 50 mil imagens mensais.  

2º passo: Instalação do sistema

O sistema PACS já foi contratado, agora o próximo passo é a sua instalação. Geralmente, esse é um processo bastante rápido e pouco complicado.

O fornecedor deve agendar um dia para a instalação, que provavelmente será finalizada na mesma data. Em alguns casos, a instalação pode demorar mais de um dia. 

3º passo: Configuração do sistema PACS na clínica de imagem

O sistema PACs precisa ser configurado após sua instalação para funcionar plenamente. 

Nesse momento, são ajustados os recebimentos automáticos das imagens em todas as modalidades, configuração do DICOM e de acessos, com usuários e senhas, e a personalização dos modelos dos laudos, por exemplo.

A etapa de configuração é uma das mais importantes, portanto, supervisione todo processo de perto para otimizar as configurações ao máximo.

4º Transferência de dados de sistemas anteriores

Se você está substituindo outro sistema pelo PACS, essa etapa servirá para coletar todos os dados do sistema anterior e transferi-los para a nova plataforma. 

É importante tomar bastante cuidado nesse processo. Garanta que todos os usuários, exames, laudos e dados clínicos do paciente sejam transferidos com o máximo de segurança.

5º Treinamento dos colaboradores

Chegou a hora de treinar sua equipe para que desfrutem ao máximo do sistema PACS com segurança e tranquilidade. 

Além de ensiná-los a usar o sistema, certifique-se de que sua equipe esteja pronta para identificar possíveis falhas no seu funcionamento também.

Teste o sistema por algumas semanas e assim que sua equipe estiver pronta, coloque-o em uso para altos volumes de demandas. 

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