Clínica de imagem: como manter o controle financeiro?

Imagine chegar no final do mês e descobrir que está sem caixa. Como você vai conseguir dar continuidade às suas atividades? Pagar funcionários? Aluguel? Luz? Fornecedores?

Por falta de planejamento, esse é um grande problema que muitas gestores enfrentam, ainda mais durante uma crise. Mas a boa notícia é que tudo isso pode ser evitado através do controle financeiro.

Segundo o IBGE, menos de 38% das empresas sobrevivem após cinco anos de atividade. Isso acontece principalmente pela falta de controle financeiro a curto prazo, ou seja, administrar o aqui e agora.

O controle financeiro engloba todos os dados relacionados às finanças da sua clínica de imagem, principalmente as entradas e saídas de dinheiro.

Sabe-se que organizações médicas e hospitalares são complexas e vivem em constantes mudanças. Analisar e acompanhar essas mudanças são necessárias para o surgimento e aperfeiçoamento de processos e alcance de melhores resultados.

Você, gestor da saúde, sabe como manter as finanças da clínica sob controle? Continue conosco e confira nossas dicas!

Alinhe processos e gerencie o fluxo de caixa

Vamos começar com uma das principais dicas para manter tudo em ordem, o registro das transações financeiras. Afinal, sem o registro de todas as operações que ocorrem na clínica, é impossível manter o controle financeiro da sua instituição. 

Registre todas as movimentações financeiras que entram e que saem da clínica, desde as menores transações. 

O ideal é manter um registro diário de tudo, sejam entradas de dinheiro por pagamentos de pacientes via convênio, particular e SUS, ou saídas de dinheiro, como pagamento de fornecedores, aluguel, custos de impressões em papel, manutenção dos aparelhos, equipamentos de proteção, softwares para visualização das imagens geradas ou pagamento dos funcionários (médicos, enfermeiros, técnicos, entre outros) por exemplo.

Para isso, você pode utilizar uma planilha de controle de despesas e de recursos que entram na clínica. Desse modo você obtém uma boa visualização dos registros e consegue acessá-los facilmente.

Neste caso, utilize uma planilha de fluxo de caixa por centro de custo, com ela, além de controlar as entradas e saídas financeiras da clínica de imagem, você ainda vai ter a gestão financeira de cada modalidade oferecida separada por centros, como ressonância magnética, raio-x, tomografia computadorizada, mamografia, entre outros.

Em outras palavras, é possível ver exatamente a movimentação financeira de cada área na clínica, desde os investimentos com materiais gerais até o gasto por exames.

Assim, fica mais fácil identificar quais foram os gastos e quais os lucros que a clínica vem gerando.

Rentabilize investimentos na escolha do fornecedor

Para garantir o controle financeiro da sua clínica de imagem, é essencial escolher bem os seus fornecedores. Faça a comparação dos preços oferecidos entre um fornecedor e outro e negocie item por item.

Fique atento: desde o início da pandemia de Covid-19 no Brasil, alguns fornecedores estão aumentando abusivamente os preços dos equipamentos. 

Por exemplo, pelo site JáCotei, que compara preços em sites brasileiros, é possível identificar o aumento dos preços do álcool em gel, que subiram em 161% de fevereiro para março. Já a Anahp (Associação Nacional de Hospitais Privados) informou que o preço das máscaras cirúrgicas subiu 569% desde o início desde o surgimento do coronavírus no país. 

Neste cenário, tente encontrar fornecedores com valores mais acessíveis e se possível, compare o preço entre 3 ou mais empresas.

Além disso, você pode combinar com os seus fornecedores a prorrogação de prazos de pagamento e alinhar questões como a escolha da melhor data para o vencimento dos pagamentos. Assim você pode avaliar melhor a situação e equilibrar o fluxo de caixa.

Leve em conta a qualidade dos produtos, algo que no setor da saúde é fundamental. Estratégias como esta podem garantir a sobrevivência do seu negócio no mercado em meio a crise.

Invista em tecnologia como suporte

Assim como a planilha auxilia na visualização das transações financeiras, há outros recursos que podem otimizar ainda mais os processos internos como softwares de agendas e prontuários eletrônicos.

Assim, você automatiza ações e diminui o risco de erros manuais, garantindo maior produtividade dos funcionários e melhor atendimento para os seus pacientes.

Uma vez que o sistema digital de agendamento de consultas acaba com o excesso de ligações para agendar, remarcar ou até mesmo cancelar exames.

Esses recursos podem ser a chave para garantir a satisfação dos seus pacientes e fidelizá-los, ponto essencial em momentos de crise.

Além disso, você pode implementar programas que fornecem relatórios, gráficos e resultados sobre finanças para ter um controle mais claro sobre o controle financeiro.

Crie um suporte financeiro para futuros investimentos

Para lidar com os imprevistos em qualquer situação, a criação de um fundo de reserva é um ótimo recurso. 

O objetivo principal dessa estratégia é salvar o seu negócio em situações que você tenha que lidar com despesas inesperadas ou de emergência. Sejam elas rescisões de contrato repentinas ou faturamento abaixo do esperado por falta de demanda.

As clínicas de imagem tem altos custos de investimentos tecnológicos em aparelhos, por exemplo, uma vez que os equipamentos mais sofisticados possibilitam diagnósticos mais precisos. 

Agora, além do custo de investimento, imagine lidar com a despesa de uma manutenção ou até mesmo de um concerto não planejado em um mês com poucos atendimentos. O que fazer? Nesse momento, recorra ao fundo de reserva!   

Assim você pode atravessar períodos de dificuldade sem comprometer a saúde das finanças de sua instituição.

Planejamento financeiro baseado em números consolidados

Por último, mas não menos importante, é essencial manter o planejamento para o controle financeiro da clínica. Com ele, é possível obter controle sobre os futuros gastos e investimentos e projetar o fluxo de caixa para os próximos meses. 

Portanto, com planejamento certo através de relatórios e gráficos é possível prever a receita da clínica para períodos posteriores, suas oportunidades de lucro e programar gastos e investimentos.

Assim, você controla bem o dinheiro da clínica e pode até reservar parte das economias para fazer mais investimentos, como aumentar o corpo clínico ou comprar novas máquinas para ofertar mais exames.

A medida que você for adotando as dicas e colocando-as em prática, os resultados positivos vão surgindo, já que a gestão melhora significativamente através do controle financeiro.

Gostou das nossas dicas sobre controle financeiro? Acesse também nosso conteúdo sobre quais medidas adotar após a crise de Covid-19

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