Como melhorar a entrega de exames em uma clínica?

Em qualquer empreendimento, clientes esperam obter os serviços ou produtos pelos quais pagaram em tempo hábil, sem atrasos ou obstáculos. E isso não é diferente na área da saúde. Seus pacientes desejam que a entrega de exames seja feita de forma rápida e prática para não atrasar o tratamento.
Pacientes que precisam realizar exames com frequência se veem nas mãos das clínicas de imagens: um simples atraso pode afetar todo o planejamento da semana. E você sabe que não há nada pior para uma clínica do que pacientes insatisfeitos.
Por isso, preparamos uma série de dicas para ajudá-lo a melhorar essa área tão importante da sua empresa — a entrega de exames.

Quais os problemas causados pelo atraso na entrega de exames?

Antes de apresentar as ações que você pode executar para melhorar a entrega de exames na clínica, elencamos os malefícios que uma rotina de atrasos pode causar tanto aos seus pacientes quanto à sua clínica.

Impacto negativo na saúde do paciente

Imagine um paciente que precisa realizar exames constantes para acompanhar determinada doença: a entrega pontual dessas imagens é fundamental para a boa condução do tratamento.
Ao atrasar a entrega de um exame, o paciente pode até perder a vaga de uma consulta e será necessário esperar mais alguns dias para que a agenda do médico seja liberada. Ou seja, todo o processo de tratamento ficará prejudicado, além de tais atrasos ainda provocarem ansiedade e estresse no paciente.

Pacientes insatisfeitos

Esse inconveniente é a consequência da questão anterior: a insatisfação recorrente dos pacientes em relação à sua clínica. Não vai demorar muito até que o paciente opte por realizar exames em outra clínica mais ágil.
Pacientes insatisfeitos são a pior coisa que pode acontecer com qualquer clínica. Além de não retornarem, ainda podem afetar a sua reputação, fazendo críticas a amigos e até em redes sociais na internet.

Agenda cheia e sem espaço para novos pacientes

O atraso na entrega de exames também influencia diretamente no faturamento da clínica. Com tantos exames parados na sala de diagnóstico e com a alta demanda, se torna difícil atender mais pacientes, e a clínica acaba ficando estagnada no mercado. E ainda corre o risco de perder os pacientes atuais, que migram para a concorrência.

Gargalos em todas as áreas da clínica

Por fim, diante desse caos, vemos impactos em todas as áreas da clínica: dos especialistas em diagnósticos (com altas demandas de exames a serem avaliados) aos atendentes da recepção.
As ligações que os pacientes com exames atrasados fazem representam um grande tempo que as linhas telefônicas ficam ocupadas. Com isso, você perde a oportunidade de receber contato de novos pacientes!

O que fazer para solucionar atrasos na entrega de exames?

Após recapitularmos o caos que o atraso na entrega de exames pode causar em uma clínica, é hora de apontarmos soluções! Existem várias ações que podem e devem ser executadas no dia a dia da clínica para que os atrasos sejam evitados.

Ser claro com os pacientes

Não prometa o que não pode cumprir! Investir no marketing de relacionamento com pacientes é fundamental para evitar situações desagradáveis. Abra canais de comunicação, envie e-mails alertando sobre imprevistos e ajude no que o paciente precisar.
Quando os pacientes sabem dos prazos e da possibilidade de imprevistos na entrega de exames, ficam mais propensos a terem paciência. Por isso, antes de executar qualquer ação para evitar atrasos, é importante que a comunicação com seus pacientes seja clara e sincera.

Aderir ao agendamento online

Outra ação que pode otimizar o seu tempo e agilizar o primeiro passo do processo de diagnóstico de exames é investir em sistemas de agendamento online.
Tais sistemas possibilitam que o próprio paciente marque a consulta via internet, por qualquer dispositivo móvel. Ele tem acesso à agenda e pode escolher o melhor horário para a realização do exame.
Com essa etapa sendo executada de forma automática, sobra mais tempo para que os atendentes da recepção resolvam outras questões importantes, como a solução de atrasos, dúvidas na sala de espera e assim por diante.

Otimizar os processos das áreas envolvidas

O atraso na entrega de exames acontece devido a problemas existentes desde o requerimento do exame pelo médico, ou seja, todas as etapas contribuem para o sucesso ou fracasso da pontualidade da entrega.
Dessa forma, é fundamental que todas essas etapas sejam avaliadas, documentadas e reformuladas para que sejam mais ágeis e práticas.
Disponibilizar agendamento online, criar roteiros de atendimento dos recepcionistas e protocolos de realização de exames para os técnicos de radiologia são algumas ações que devem ser executadas para otimizar os processos da clínica.

Investir em equipamentos com maior qualidade de imagem

Outra opção para clínicas que querem agilizar a entrega de exames é o investimento em equipamentos que produzem imagens de alta qualidade, além de outras opções em seu sistema que auxiliam os especialistas na realização dos diagnósticos.
Sabemos que esse investimento pode ser bem dispendioso, por isso, é necessário avaliar o orçamento da clínica e planejar com cuidado.

Adotar a telerradiologia

Por último, mas não menos importante, temos a telerradiologia. Atualmente, diversas clínicas têm optado por plataformas de telerradiologia, nas quais as imagens dos exames são enviadas e disponibilizadas para uma equipe de especialistas terceirizados responsáveis pela análise do material.
Em seguida, o diagnóstico é enviado à clínica, que pode disponibilizá-lo ao paciente ou ao médico solicitante imediatamente, via internet e sem custos com impressão. Todo esse processo pode levar apenas algumas horas, representando o fim dos atrasos na entrega de exames!
Além disso, os laudos online trazem economia ao dispensar a necessidade de contratação de especialistas de cada área médica na clínica e a impressão de dezenas de exames diariamente.
Agora você sabe que investir em tecnologia é a resposta para a maior parte dos problemas da clínica. Com uma boa plataforma de telerradiologia, por exemplo, a entrega de exames pode ser feita em poucas horas, otimizando os processos e facilitando a vida do paciente!
Por falar em exames, aproveite para saber como aumentar a demanda de exames e ainda manter seus pacientes satisfeitos!