Conheça os benefícios da digitalização de documentos para a sua clínica

A tecnologia é uma das grandes aliadas do trabalho em saúde, seja em clínicas, consultórios ou hospitais. Ferramentas tecnológicas são necessárias para facilitar os processos de trabalho dos profissionais de saúde e, consequentemente, aumentar a qualidade de atendimento.
Entre esses recursos, podemos citar a digitalização de documentos como uma das mais importantes estratégias de gestão de estabelecimentos de saúde na atualidade. Os documentos de papel estão se tornando obsoletos e podem ser transformados em documentos digitais, trazendo praticidade e modernidade.
Por isso, hoje falaremos sobre os principais benefícios da digitalização de documentos para a sua clínica. Acompanhe o post!

Otimização de processos

Tornar eletrônicos os documentos facilita (e muito) o trabalho cotidiano dentro da clínica. Os documentos digitais são mais fáceis e rápidos de serem encontrados pela secretária e pelos próprios médicos, além de serem reconhecidos com maior precisão.
O paciente chega a clínica e suas informações são identificadas imediatamente, sem que um funcionário tenha de se levantar da mesa da recepção e parar seu trabalho naquele momento.
Após a digitalização, é possível organizar os documentos em pastas de acordo com suas áreas, para que não se misturem: administrativo, assistencial, financeiro, etc.
Os outros benefícios da otimização de processos da clínica são:

• aumento da produtividade;
• aumento do faturamento mensal;
• redução de custos com processos trabalhosos e desnecessários;
• melhor aproveitamento dos recursos da clínica.

Organização do ambiente

O Conselho Federal de Medicina (CFM) estipula que os prontuários físicos (de papel) dos pacientes sejam guardados por no mínimo 20 anos.
Imagine o espaço físico necessário para o armazenamento dessa quantidade de prontuários, além dos outros documentos da clínica (documentação de convênios, planilhas financeiras, agenda de papel, entre outros).
Também dispensa a necessidade de espaço físico para o armazenamento.
O CFM possui uma norma específica para o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuário médico, que permite a eliminação do suporte de papel e dá as recomendações necessárias para a utilização dessas ferramentas.
Da mesma forma, uma sala que antes era utilizada para o arquivo de documentos pode se transformar em um novo consultório ou sala de procedimentos, resultando em maior fluxo diário de pacientes para a clínica.
A mesa de recepção torna-se muito mais organizada, sem ser ocupada por pilhas de papel, o que passa uma sensação de organização e comprometimento para os pacientes que chegam à clínica.

Acesso remoto

Ao contrário dos documentos físicos, registros digitais podem ser acessados de outros locais fora da clínica. Eles podem ser armazenados em CDs ou HDs externos, para serem utilizados de casa ou outro local que o profissional de saúde desejar, mesmo quando não estiver no seu horário de trabalho.
Se possível, é interessante armazená-los em nuvem, isto é, compartilhá-los na internet por meio de servidores específicos, como o Dropbox, OneDrive ou Google Drive.
O armazenamento em nuvem permite o acesso aos documentos de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet (computador, celular, tablet), o que facilita ainda mais o resgate de informações.
Por exemplo, no dia anterior às consultas, o médico pode acessar as informações de agenda ou do paciente de casa, para resgatar os dados que desejar e se preparar para os atendimentos do próximo dia.

Redução de gastos

Se bem que, buscar estratégias para reduzir os gastos da clínica é uma tarefa importante do gestor, de forma a aumentar o lucro mensal sem diminuir a qualidade de atendimento. E a digitalização de documentos pode ajudar nessa redução de algumas formas:

• diminuição de gastos com papel, tinta e manutenção da impressora;
• redução de gastos com cópias;
• melhor conservação dos documentos, que não serão desgastados pelo tempo, o que eliminará a necessidade de reimpressões ou realizações de novos exames;
• limitação de gastos com espaço físico para o armazenamento dos documentos de papel;
• restrição do risco de perda de documentação.

Não só reduz os custos, como também ajuda a aumentar a produtividade da clínica, já que os profissionais gastam menos tempo com a procura de informações, que pode ser dedicado a mais atendimentos.
Podemos não deixar também de citar que o abandono dos documentos de papel representa uma ação de sustentabilidade ambiental, que contribui para a imagem da clínica.

Aumento da segurança de armazenamento

O armazenamento dos documentos administrativos e financeiros e registros dos pacientes no computador traz maior segurança para os dados da clínica, já que não estarão mais fisicamente disponíveis no ambiente de atendimento.
Todavia, as informações podem ser protegidas por senhas e codificadores.
Uma vez que, além de ser uma prática de segurança importante, garante também a confidencialidade das informações dos pacientes, já que apenas a secretária e o médico têm acesso aos dados.
A ocorrência de desastres é outra situação que pode ter seus danos prevenidos pelo armazenamento digital. Por mais que sua ocorrência seja rara, um incêndio ou inundação na clínica destruiriam todos os papéis armazenados.
Contudo, este processo garante a recuperação de todas as informações mesmo nas situações mais imprevisíveis.

Melhoria da gestão da clínica

Em um primeiro momento, a digitalização de documentos pode levar tempo e parecer trabalhosa. Afinal, serão pilhas de documentos que deverão ser digitalizadas e passadas para o computador. Mas essa única decisão pode melhorar como um todo a gestão da clínica.
Em suma, essa melhoria gera mais produtividade, facilidade, praticidade, organização e controle do trabalho dos profissionais de saúde.
Melhora a gestão pois traz maior organização para as informações gerenciais mais importantes:

• Alargamento no número de pacientes atendidos no mês;
• Aumento no número de pacientes cadastrados na clínica;
• Acréscimo do número de procedimentos realizados por paciente;
• informações financeiras.

Contudo, uma boa gestão leva ao aumento da qualidade de atendimento, maior satisfação dos pacientes e dos profissionais que trabalham em um ambiente organizado.
A digitalização vem crescendo entre os estabelecimentos de saúde e representa um importante passo de atualização de tecnologia e organização para a clínica. Atualmente, diversos hardwares e softwares estão disponíveis para facilitar esse processo, de forma que ele pode (e deve) ser iniciado o quanto antes.
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