Confira 9 dicas para otimizar o controle de custos no centro de imagem

O controle de custos é parte essencial da gestão financeira de um centro de imagem. É preciso ter uma visão clara dos gastos para evitar desperdícios e garantir a estabilidade financeira da instituição.

Neste artigo, apresentaremos 9 dicas práticas para ajudar a otimizar o controle de custos em um centro de imagem. Desde a importância de um fluxo de caixa até a criação de relatórios detalhados. Boa leitura!

Qual a importância de fazer um controle de custos do centro?

Ter um controle de custos bem feito é essencial para o sucesso de qualquer negócio, e não é diferente no caso dos centros de imagem.

Com um controle eficiente de custos, é possível ter uma visão clara e detalhada dos seus gastos e receitas, permitindo tomar decisões estratégicas baseadas em dados preciosos.

A gestão de custos ajuda a manter a saúde financeira dos centros de imagem, equilibrando a margem de lucro, evitando perdas financeiras e garantindo a continuidade das operações.

Além disso, permite avaliar a rentabilidade da instituição e identificar oportunidades de melhoria, sejam elas na gestão financeira ou em outros aspectos, como na estrutura física, na tecnologia utilizada ou na capacitação de profissionais.

Outra vantagem do controle de custos é que ele pode ajudar a aumentar a produtividade dos processos internos ao identificar gargalos e pontos de melhoria, além de possibilitar  realizar o planejamento dos gastos.

Quais são os tipos de custos de um centro de imagem?

Antes de realizar o controle de custos, é preciso saber quais os custos a sua instituição pode ter. Confira os principais a seguir: 

Custos Fixos

São aqueles que não variam com a quantidade de serviços prestados, como aluguel, salários, seguro, contas de luz, água e telefone.

Representam um valor mínimo que o centro de imagem precisa arcar para manter suas atividades, independentemente do faturamento.

Custos Variáveis

São aqueles que aumentam ou diminuem proporcionalmente com o volume de serviços prestados, a exemplo dos materiais, medicamentos e insumos utilizados nos exames.

Esses custos são importantes para a gestão de estoque e para a diminuição do preço de venda dos serviços prestados.

Custos Diretos

São os custos que podem ser diretamente atribuídos a um determinado exame ou procedimento. Eles incluem materiais e insumos utilizados, honorários de profissionais especializados, medicamentos e equipamentos hospitalares.

A identificação desse tipo de custo é importante para a gestão de estoque, para a precificação dos serviços e para a análise de rentabilidade de cada exame.

Custos indiretos

São aqueles que não podem ser diretamente atribuídos a um determinado exame, mas contribuem para a operação do centro, como aluguel, salários administrativos, marketing, publicidade, contabilidade e serviços de manutenção.

Sua identificação é essencial para analisar o custo total de cada exame e para a definição do preço de venda dos serviços prestados pelo centro.

Como fazer um bom controle de custos do centro?

O controle de custos eficiente é fundamental para a saúde financeira de qualquer centro de imagem. Confira algumas dicas, a seguir!

1. Tenha um fluxo de caixa

Manter um fluxo de caixa é fundamental para um controle financeiro eficiente, pois permite ter uma visão clara das receitas e despesas.

Com essa informação, é possível economizar dinheiro e investir em áreas importantes para o centro. Além disso, o controle de custos ajuda a identificar quais gastos são essenciais e quais são desnecessários.

2. Crie um orçamento mensal e anual

Ter um planejamento financeiro permite projetar receitas e despesas futuras, com base no histórico financeiro e nas expectativas de crescimento.

É importante considerar as despesas fixas e variáveis, como aluguel, folha de pagamento, contas de consumo e materiais, entre outros.

Com um orçamento bem estruturado, é possível controlar melhor os gastos e evitar surpresas no futuro. Além disso, é uma forma de garantir que o centro não ultrapasse os gastos previstos.

3. Gerencie seu estoque

Ter um controle rigoroso do estoque é uma parte essencial do controle de custos em um centro de imagem.

Com um inventário atualizado dos materiais e insumos usados nos exames e procedimentos, é possível evitar o estoque excessivo, a falta de itens essenciais ou prazos de validade expirados. 

4. Negocie com os fornecedores

Outro prática essencial para o controle de custos é negociar com os fornecedores. É preciso avaliar não apenas o preço, mas também os prazos de entrega e a qualidade dos produtos e serviços ofertados.

Buscar preços mais competitivos pode reduzir significativamente os custos, além de conseguir condições de pagamento mais vantajosas.

Por fim, também é importante estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores através do contato frequente e da busca de soluções conjuntas.

Veja também – Como ter em uma equipe sem aumentar os custos com radiologistas subespecializados?

5. Evite atrasos de pagamento

É fundamental evitar a inadimplência para manter a saúde financeira do centro de imagem. Os atrasos de pagamento podem gerar multas, juros e prejudicar a relação com fornecedores e prestadores de serviços.

Para evitar esse problema, é fundamental organizar as contas e acompanhar os pagamentos semanalmente, utilizando notas fiscais e atualizando os dados dos pacientes.

Além disso, é importante estabelecer uma política de cobrança clara e eficiente, com informações sobre as formas de pagamento, prazos de vencimento e as consequências de atraso.

6. Faça sua Declaração de Imposto de Renda de forma assertiva

Para garantir uma gestão financeira eficiente, é essencial manter o controle de custos e realizar a declaração de imposto de renda de forma correta.

A declaração é uma obrigação anual para todos os cidadãos brasileiros que recebem determinado valor de renda.

Se mal feita, pode gerar problemas e multas para o centro. Por isso, é importante estar atento na hora de fazer a declaração e contar com a ajuda de um contador experiente.

7. Registre todas as movimentações e pagamentos de pacientes

Para garantir o controle de custos do centro de imagem, é essencial manter um registro preciso das movimentações financeiras e pagamentos de pacientes.

Além do controle de caixa, a emissão de recibos e notas fiscais também é fundamental para manter a organização e transparência nas transações.

Um registro completo possibilita monitorar os recebimentos e identificar rapidamente eventuais problemas com inadimplência ou atraso nos pagamentos. 

Isso facilita a tomada de decisão para ações de cobrança e controle de despesas, além de prevenir possíveis erros contábeis.

8. Atente-se aos valores corretos de repasse médico

Outro ponto que necessita de atenção é o repasse médico, uma atividade bastante burocrática que pode trazer prejuízos se não realizada corretamente.

Para evitar problemas, é importante verificar os valores corretos de repasse médico e certificar-se de que estão sendo pagos adequadamente. Um erro no repasse pode gerar grande dor de cabeça e até prejudicar a relação com os médicos.

Uma maneira de facilitar o processo é verificar todos os atendimentos e exames realizados mensalmente e criar categorias para separar qual foi o tipo de atendimento e em qual convênio. Dessa forma, é possível verificar com facilidade se houve algum erro.

9. Crie relatórios para controle de custos

Ao gerenciar um centro de imagem, é importante criar relatórios periódicos detalhados de controle de custos.

Reunir todos os processos financeiros e administrativos em um único lugar permite uma gestão mais assertiva e eficiente dos custos. 

É importante incluir informações sobre os investimentos necessários e como evitar desperdícios, a fim de tomar decisões mais conscientes sobre os gastos.

Leia mais – Como fazer a otimização de custos de operações sem abrir mão da qualidade?

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